Mengelola Organisasi Agar Tidak Pasif

Saya baru serius menekuni organisasi pada saat saya masuk perguruan tinggi. Dulu sewaktu SMA saya mengikuti beberapa ekskul namun tidak ada satupun yang saya tekuni dengan serius. Oke, kembali ke topik.

Ada banyak organisasi yang bisa kita ikuti seiring semakin luasnya pergaulan kita. Tentu saja semuanya memiliki ciri khas, budaya, dan iklim organisasi masing-masing yang tidak bisa dibedakan perlakuannya. Mulai dari proses perekrutan, kaderisasi, hingga spesialisasinya tentu berbeda.

1. Timbulkan rasa memiliki organisasi

Ada banyak alasan seseorang mengikuti suatu organisasi, dan alasan tersebut bisa saja berbelok kapan saja. Dalam setiap open recruitment di setiap tahunnya pasti ada saja yang menuliskan alasan klasik semacam: ingin belajar hal baru, mencari teman dengan hobi yang sama, meningkatkan skill, dsb. Namun setelah serangkaian seleksi pasti ada saja yang bilang tidak kuat lah, tidak bisa membagi fokuslah, atau tiba-tiba menghilang begitu saja. Saya kerap menemui kasus dimana saat masih anggota baru dia begitu aktif tapi lama-lama dekat dengan salah satu anggota lain dan akhirnya menghilang, atau hanya terlihat saat hari H kegiatan besar saja tanpa mau ikut proses didalamnya. Dulu saya sangat tidak suka dengan anggota semacam itu, namun lama kelamaan saya mengerti bahwa tidak semua orang bisa berkontribusi sama. Ada yang pandai di hal-hal teknis, ada yang mahir di hal administrasi, namun ada pula yang benar-benar hanya bisa membantu dengan sedikit kapasitasnya karena terbentur dengan alasan lain, bukan karena tidak ingin ikut proses didalamnya melainkan harus bekerja misalnya.

Nah, disini beberapa hal yang bisa diterapkan adalah:

• Tanamkan nilai-nilai dalam organisasi. Nilai-nilai yang diyakini bersama, yang mengingatkan kita akan tujuan bersama, yang mengobarkan semangat saat keyakinan sedang turun karena berbagai masalah yang ada. Nilai-nilai tersebut harus dirawat dan diaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari.
• Timbulkan mindset bahwa anggota mengupgrade ilmu untuk kepentingan dia sendiri, meskipun secara tidak langsung organisasi juga diuntungkan dalam hal ini.

2. Sistem pamong

Disini peran kaderisasi sangat penting. Proses transfer ilmu dari anggota senior ke juniornya sangat penting bagi keberlangsungan organisasi. Kalau di organisasi yang saya ikuti, ada yang menganut sistem pamong rahasia dan juga ada yang terang-terangan. Sistem pamong rahasia membuat adik-adik (junior) kita tidak mengerti bahwa mereka sedang dikader untuk regenerasi dan reorganisasi kedepannya. Tentu saja sistem pamong harus dibuat bertingkat. Pamong mendekati dan mengawasi yang dipamongnya, dan ada pengurus/pihak tertentu yang mengontrol apakah para pamongnya ini menjalankan tugas sebagaimana seharusnya. Sedangkan pamong yang secara terang-terangan dapat dilihat dengan jelas oleh semua anggota sehingga dalam jobdescnya semua orang bisa mengaati dan menilai, tapi esensinya menurut saya kurang dapat. Adik-adik pamong akan merasa seolah kakak-kakaknya ini mendekati mereka hanya karena jobdescnya, bukan karena tulus ingin merangkul mereka agar mau terus belajar di organisasi tersebut.

3. Ciptakan budaya organisasi yang lebih sehat

Dalam keseharian di sekretariat misalnya.

Apakah tidak boleh membicarakan hal-hal diluar organisasi? Tentu saja boleh, namun sebisa mungkin alur pembicaraan bisa diarahkan ke kegiatan-kegiatan yang ada di organisasi. Apa yang bisa diambil dari hal-hal diluar organisasi yang bisa diterapkan dalam organisasi.

Apakah tidak boleh membicarakan hal-hal pribadi? Oh, tentu saja boleh. Itu akan mendekatkan anggota satu sama lain. Namun kita juga harus ingat bahwa ketika kita berorganisasi, kita memiliki tujuan tertentu yang harus dicapai bersama. Pembicaraan-pembicaraan ringan diluar rapat sangat penting dan bisa dimaksimalkan. Ada kalanya anggota merasa minder untuk mengutarakan pendapat. Maka perlu peran senior untuk memancing mereka seperti membuat pertanyaan-pertanyaan yang sering kali mereka mungkin sudah tahu jawabannya, untuk memancing adik-adik untuk berpikir lebih dalam. Hal-hal yang bersifat teknis juga perlu dibicarakan diluar rapat demi keefektifan rapat itu sendiri. Dengan kondisi yang lebih santai bisa membuat anggota lebih rileks mengutarakan pendapat mereka karena beberapa orang mungkin juga merasa sulit pada awalnya untuk berbicara langsung di depan banyak orang dengan suasana formal.

Kalau saya simpulkan, salah satu hal terpenting dalam organisasi adalah kaderisasi. Dimana hal ini berlangsung terus menerus, bisa masuk di semua bidang/kegiatan, dan harus intens dilakukan. Ada kan organisasi yang kalau sudah selesai kepengurusan seolah segalanya selesai. Periode selanjutnya tidak mengerti apa yang sudah dilakukan oleh periode sebelumnya, dasar-dasar mengapa mereka melakukan hal tersebut. Hal tersebut tidak mungkin dilakukan di organisasi semacam UKM minat bakat dimana kaderisasi harus dilakukan terus menerus. Inilah kenapa anak-anak UKM lebih banyak bertahan lama di organisasinya (bisa sampai 3 periode kepengurusan) untuk dapat benar-benar membentuk anggota-anggotanya. Meski ada spesialisasi, kalau di UKM saya misalnya, tetap harus mempelajari semua bidang, dari administrasi hingga teknis-teknis dalam kegiatan kepecinta alaman. Karena itulah bekal kami mendidik adik-adik untuk meneruskan perjuangan kami (demi keberlangsungan organisasi kedepannya). Kami dituntut untuk bisa mendekati semua anggota, bisa memahami karakter dan minat bakat mereka sehingga nantinya setiap anggota bisa ditempatkan di pos yang tepat dan juga memikirkan bagaimana jenjang kedepannya.